Anleitung - so funktioniert BookMyBand

1. Registrieren & Band-Profil

So legst du in wenigen Minuten los:

1. Konto erstellen: Registriere dich kostenlos - ohne Kreditkarte. Du bekommst eine Bestätigungs-E-Mail; bestätige sie, damit du Kampagnen versenden kannst.
2. Band gründen: Unter „Meine Bands" legst du deine Band an. Jede neue Band startet automatisch mit 6 Monaten vollem Band-Tarif - danach läuft sie kostenlos weiter (Free: 1 Band, unbegrenzte Mitglieder).
3. Band-Profil ausfüllen (Menü „Band-Profil"): Genre, Heimatbasis (Ort) + Umkreis-Radius und deine Fan-Reichweite. Diese Angaben steuern automatisch, welche Locations dir vorgeschlagen werden. Ergänze Bio, Logo, Mitglieder und Social-Links - das brauchst du später für Anschreiben und deine Bandseite.

Tipp: Beim ersten Login startet ein kurzer geführter Rundgang. Du kannst ihn jederzeit über den „🧭 Rundgang"-Button im Dashboard erneut starten.

2. Locations finden

Im Menü „Locations" findest du den europaweiten Katalog an Live-Musik-Locations.

1. Automatische Filter: Sobald dein Profil ausgefüllt ist, sind „im Umkreis" und „passt zu meinem Genre" standardmäßig aktiv. Die Liste ist nach Entfernung zu deinem Heimatort sortiert. Die Filter bleiben über die ganze Sitzung erhalten.
2. Suchen & filtern: Nach Name, Ort, Typ, Region oder „nur mit E-Mail" / „Anruf-Liste". Häufige Filter kannst du als Segment speichern.
3. Karte: Unter „Karte" siehst du alle Locations mit Koordinaten, gruppiert in Cluster.
4. Eigene Regionen: Unter „Meine Regionen" definierst du die Gebiete, in denen du spielen willst (Land + optionales Bundesland) - danach filterbar.
5. Importieren: Über „Importieren" holst du zusätzliche Locations aus OpenStreetMap rund um einen Ort oder per CSV.

3. Anschreiben & Kampagnen

Der Kern: Locations anschreiben und Antworten verfolgen.

1. Vorlagen (Menü „Vorlagen"): Lege Anschreiben mit Platzhaltern an (z. B. Bandname, Demo-Link). Mit dem KI-Button erzeugst du auf Knopfdruck einen passenden Entwurf aus deinem Band-Profil.
2. Kampagne erstellen („Kampagnen → Neue Kampagne"): Wähle die Zielgruppe (Region, Typ, Größe), prüfe Betreff und Text und sieh dir die Empfängerliste an.
3. Tracking aktivieren: Pro Kampagne kannst du Öffnungen und Klicks messen. Du siehst danach, wer geöffnet, geklickt und geantwortet hat.
4. Versand: Hinterlege in den Einstellungen deinen eigenen SMTP-Zugang (eigenes Postfach) für beste Zustellbarkeit. Der Versand erfolgt mit Rate-Limit; jede Mail enthält einen Abmeldelink (DSGVO).

4. Pipeline & CRM

Behalte den Überblick über jeden Kontakt:

• Kanban-Pipeline („Pipeline"): Ziehe Locations per Drag & Drop von „angefragt" über „in Verhandlung" bis „gebucht".
• Pro Location (auf der Detailseite): Status, eigene Bewertung (Sterne, „wieder spielen?"), Tags, interne Notizen, Aufgaben mit Fälligkeit und eine Aktivitäts-Chronik.
• Aufgaben („Aufgaben"): fällige To-dos über alle Locations - auch als Widget im Dashboard.
• Duplikate & ähnliche Locations helfen, die Liste sauber zu halten und neue Ziele zu finden.

5. Antworten verwalten

1. IMAP einrichten (Einstellungen → Antwort-Postfach): Trag dein Postfach ein, damit eingehende Antworten automatisch erkannt werden.
2. Automatische Erkennung: Antwortet eine angeschriebene Location, wird sie automatisch als „Rückmeldung" markiert und im Posteingang gesammelt (Ungelesen-Zähler im Menü).
3. Automatischer Nachfass: Aktiviere den Drip (Einstellungen) - Locations ohne Antwort werden nach einigen Tagen automatisch erneut angeschrieben, bis zu einer von dir gewählten Anzahl.

6. Termine & Tour-Planer

1. Termin anlegen („Termine → Neuer Termin"): Datum, Location (aus deiner Pipeline), Gage und optional Load-in/Soundcheck-Zeiten.
2. Bestätigung senden: Schick der Location eine Auftrittsbestätigung inkl. Kalender-Einladung (.ics).
3. Konflikt-Warnung: Ist an dem Tag jemand aus der Band nicht verfügbar, warnt dich das Tool.
4. Kalender abonnieren: Deine Termine als Live-Kalender (iCal) am Handy abonnieren.
5. Tour-Planer („Tour-Planer"): Zeigt deine Termine eines Zeitraums als Route auf der Karte - mit Etappen- und Gesamt-Fahrstrecke.

7. Repertoire, Setlists, Umfragen & Team

• Bandkalender & Verfügbarkeit („Bandkalender"): Jedes Mitglied trägt ein, wann es kann - das Tool zeigt pro Tag, wer frei ist, und blendet Termine ein.
• Termin-Umfragen („Umfragen"): Schlag mehrere Termine vor und lass abstimmen (Ja/Vielleicht/Nein) - intern oder per Link auch für Gäste ohne Login. Der beste Termin wird hervorgehoben und lässt sich direkt als Auftritt anlegen.
• Repertoire & Setlists („Repertoire" / „Setlists"): Pflege dein Song-Repertoire (Tonart, Tempo, Dauer, Links) und stelle daraus Setlists je Auftritt zusammen - druckbar inkl. GEMA-/AKM-Werkmeldung.
• Team-Pinnwand & ToDos („Team"): Interne Pinnwand für Absprachen und eine geteilte ToDo-Liste (zuweisbar, mit Fälligkeit) - nur für deine Band sichtbar.
• Team & Rollen („Verwaltung → Mitglieder"): Lade Bandmitglieder per E-Mail ein oder füge bestehende Konten hinzu. Du kannst mehrere Bandleads (Admins) ernennen; nur Bandleads bearbeiten Bandseite & Einstellungen.

8. Bandkasse & Abrechnung

Im Menü „Kassa" (ab Tarif „Band"):

• Buchungen: Einnahmen & Ausgaben erfassen, Belege (Bild/PDF) hochladen, wiederkehrende Ausgaben automatisch buchen.
• Offene Posten: Zugesagte Gagen mit einem Klick als Einnahme verbuchen.
• Gagen-Abrechnung: Eine Gage gleichmäßig auf die Mitglieder aufteilen.
• Angebot/Rechnung: Aus einem Termin ein druckbares Angebots-/Rechnungs-PDF für den Veranstalter erzeugen.
• Export & Jahresabschluss für die Steuer.

9. Bandseite (EPK) & Medien

1. Medien („Medien"): Demos hochladen und YouTube-/Vimeo-Videos einbetten.
2. Öffentliche Bandseite (EPK): Deine teilbare Seite mit Logo, Bio, Musik, Videos, Fotos und Social-Links - erreichbar über einen eigenen, hübschen Link.
3. Teilen: Per Link, QR-Code oder als PDF-Export an Veranstalter.

10. App, Sprachen & Sicherheit

• App fürs Handy: Installiere BookMyBand als App (PWA) über „App installieren" - funktioniert auf iOS und Android.
• Sprachen: 14 Sprachen, jederzeit über den Sprachumschalter wählbar.
• Freunde werben („Freunde werben"): Lade andere Bands über deinen Link ein - wird eine geworbene Band aktiv, bekommt ihr beide 1 Monat vollen Band-Tarif gratis.
• Sicherheit: Optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) und Login per Google/Facebook (wenn freigeschaltet).

11. Tarife & Test

Starte kostenlos: der Free-Tarif umfasst 1 Band mit unbegrenzten Mitgliedern. Jede neue Band testet zusätzlich 6 Monate den vollen Band-Tarif gratis. Mehr Funktionen gibt es mit Band (6 €) für eine Band oder Pro (50 €) für unbegrenzt viele Bands - pro Monat, monatlich kündbar oder jährlich mit 3 Monaten gratis (25 % Rabatt). Details auf der Tarif-Seite.

11. Tarife & Test

Starte kostenlos: der Free-Tarif umfasst 1 Band mit unbegrenzten Mitgliedern. Jede neue Band testet zusätzlich 6 Monate den vollen Band-Tarif gratis. Mehr Funktionen gibt es mit Band (6 €) für eine Band oder Pro (50 €) für unbegrenzt viele Bands - pro Monat, monatlich kündbar oder jährlich mit 3 Monaten gratis (25 % Rabatt). Details auf der Tarif-Seite.